4.1 Comprendre la nature et le périmètre d’un diagnostic et l’importance de sa mise en œuvre
4.1.1 - A quoi correspond un diagnostic ?
Le diagnostic permet de comprendre une situation, d’en analyser les différentes facettes pour prendre des mesures adaptées. Même si sa mise en œuvre s’inscrit dans une dynamique transformationnelle, le diagnostic correspond à une photo qui permet de réaliser un état des lieux multidimensionnel. En effet, dans l’état des lieux vont être objectivés les outils, les pratiques, les usages, les conditions de travail, le métier, la stratégie et la culture d’une organisation.Les outils
Quels outils matériels (collectifs et individuels), logiciels (métiers, applicatifs), services en ligne, réseaux sociaux, etc. sont présents dans l’association, mis à disposition (ou non) des membres et effectivement utilisés ?Les grandes familles d’outils sont organisées autour de :
- la communication interne et externe,
- la relation avec les personnes adhérentes, usagères, etc. ,
- les outils de « production » (bureautique, création graphique ou vidéo, etc.),
- les outils de gestion administrative (comptabilité, facturation, gestion RH, gestion bénévolat, etc.),
- la gestion de projet (gestion des ressources, plannings, etc.),
- les outils collaboratifs,
- la logistique.
Les pratiques
De quelles façons les personnes font ce qu’elles ont à faire ? Quelles sont leurs compétences numériques ? Quelles articulations entre les outils et les pratiques ?Les usages
Que font effectivement les personnes avec les outils existants ? Comment s’articulent pratiques individuelles et règles implicites et explicites ? Quelles sont les pratiques collaboratives ? Comment se construisent les interactions en interne et avec les différentes parties prenantes ?Les conditions de travail
Où et comment les personnes travaillent-elles ? Quelles sont les contraintes de travail ? Comment s’organise le travail entre salarié⋅es et bénévoles, le cas échéant ?Le métier
En quoi consiste le métier des personnes dans la structure concernée ? Quels sont les enjeux individuels et collectifs pour pouvoir faire son métier ?La stratégie
Quels sont les objectifs visés par la structure et quels sont les moyens mis en œuvre pour y parvenir ?La culture
Quel est le système de valeurs et de représentations partagées de la structure ? Quelle est son histoire ? Quelles sont les modalités d’interaction, de « faire ensemble » ?Si tous les éléments sont pris en compte, cela constituera une photo fournie de l’organisation, sans que cela ne soit toujours possible de creuser chacun des volets. Le diagnostic peut également être appréhendé, dans une approche moins descriptive comme un temps d’analyse partagée des enjeux, de l’organisation et du fonctionnement, avec une identification la plus fine possible des « frottements », de ce qui est à transformer.
Ainsi, dans une dynamique collective, le diagnostic va permettre d’analyser l’existant pour ensuite permettre une projection vers les transformations attendues. L’état des lieux consolidé pendant le diagnostic est une phase essentielle pour dissocier l’existant du souhaitable.
Le diagnostic comporte également une dimension évaluative. A partir d’un regard objectivant sur l’existant, le diagnostic permet de partager « ce qui marche » et « ce qui marche moins bien », autant que d’identifier les forces et faiblesses de l’organisation par rapport à ses objectifs. Cette dimension, analysée sous un prisme collectif permet, à l’issue du diagnostic, de consolider la représentation partagée des transformations à faire advenir.
4.1.2 - Les raisons pour lesquelles le diagnostic est une étape clé de la transformation
L’étape du diagnostic répond à 6 grands besoins d’un projet de transformation : l’objectivation et l’explicitation, la conscientisation et la compréhension, la mobilisation et la projection.
- Le besoin d’objectivation et d’explicitation : un diagnostic permet d’ancrer de façon solide une représentation précise de la réalité, y compris en intégrant les subjectivités des perceptions individuelles. Cet ancrage constitue une base partagée, porteuse de sens, à laquelle il sera possible de se référer tout au long du processus de transformation. Cette objectivation permet de ne pas réinterroger la réalité des constats à faire, et ce tout au long du processus de changement. Le diagnostic devient ainsi une référence explicite.
- Le besoin de conscientisation et de compréhension : un diagnostic devrait permettre aux parties prenantes de transformer l’implicite en explicite. Cette transformation de « ce qui va ou ne va pas de soi » en éléments objectivés permet une conscientisation individuelle et collective des façons de faire et de comprendre les mécaniques à l’œuvre. Cette dimension du diagnostic contribue à consolider le pouvoir d’agir des personnes et du collectif en mettant en partage l’invisible.
- Le besoin de mobilisation est au cœur de toute transformation. Le diagnostic, s’il est effectivement mis en œuvre de façon à impliquer les parties prenantes, représente une opportunité clé de mobilisation. La phase de diagnostic soutient une appropriation des enjeux du changement et la capacité de chacun⋅e à se relier à ces enjeux.
- Le besoin de projection (c’est-à-dire le besoin de se projeter, d’imaginer un futur souhaitable) est, pendant la phase du diagnostic, canalisé et régulé pour permettre de dissocier ce qui est de ce qu’il serait souhaitable de faire advenir. Prendre en compte ce besoin pendant le diagnostic permet d’en faire un allié explicite.
4.1.3 - Périmètre du diagnostic
Jusqu’où aller dans le diagnostic ? La réponse à cette question fait partie des questions clés à se poser dans la préparation de la phase de diagnostic. Le champ de ce qu’il convient de diagnostiquer est à géométrie variable et à définir en fonction des enjeux du projet de transformation.Les éléments constitutifs d’un diagnostic « de base » seront :
- les logiciels et matériels,
- les pratiques (bureautique, travail collaboratif, relations avec les parties prenantes, etc.), usages et compétences,
- la perception de l’adéquation des outils numériques à l’organisation,
- le niveau de maturité en culture libre.
- l’analyse du système de valeurs,
- la perception des enjeux prioritaires en termes de transition,
- le rapport au changement,
- la compréhension de la gouvernance (au sens de système de prise de décisions).
L’objectif est à la fois :
- de ne pas surdimensionner la démarche et ainsi de consommer l’énergie disponible uniquement sur cette phase, au risque d’induire une complexité décourageante ;
- de ne pas trop réduire la focale et passer à côté d’éléments clés qui permettraient de bien comprendre la situation à transformer.
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